Smart Working nella PA: Regolamento e Diritti

Lo smart working nella Pubblica Amministrazione italiana ha smesso di essere una misura emergenziale per diventare un istituto strutturale del rapporto di lavoro pubblico. Ogni dipendente pubblico ha oggi il diritto di conoscere le regole del lavoro agile nel proprio comparto, capire quanti giorni spettano, come avanzare la richiesta e quali tutele si applicano durante il lavoro da remoto.

Che cos’è lo smart working nella Pubblica Amministrazione

Il lavoro agile, termine normativo che corrisponde allo smart working nel linguaggio comune, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata dall’assenza di vincoli di orario o di luogo di lavoro fissi, nell’ambito di una prestazione concordata tra dipendente e amministrazione. Non si tratta semplicemente di lavorare da casa: il lavoro agile implica una organizzazione per obiettivi, flessibilità nella gestione del tempo e uso di strumenti digitali per l’esecuzione della prestazione.

Per i dipendenti pubblici, il lavoro agile presenta alcune specificità rispetto al settore privato. L’amministrazione pubblica deve garantire al tempo stesso la continuità dei servizi ai cittadini, il rispetto dei principi di buon andamento ed efficienza sanciti dall’art. 97 della Costituzione e i diritti dei lavoratori. Questo equilibrio si riflette nel quadro normativo e contrattuale che regola la materia.

Il quadro normativo di riferimento

La Legge 81/2017 e il lavoro agile

La disciplina generale del lavoro agile in Italia è contenuta negli articoli 18-23 della Legge 22 maggio 2017, n. 81. Questa normativa si applica anche al settore pubblico, con le integrazioni e le specificità previste dalla contrattazione collettiva nazionale di comparto. La legge definisce il quadro minimo di tutele:

• obbligo di un accordo individuale scritto tra dipendente e amministrazione
• diritto alla disconnessione nelle fasce orarie di riposo
• garanzia di parità di trattamento rispetto ai colleghi che operano in presenza
• tutela in materia di salute e sicurezza anche durante il lavoro da remoto
• protezione dei dati personali trattati nell’ambito della prestazione agile

Il D.Lgs. 165/2001 e le specificità del pubblico impiego

Il Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165 (Testo Unico del Pubblico Impiego) costituisce la fonte primaria che disciplina il rapporto di lavoro alle dipendenze delle pubbliche amministrazioni. Le disposizioni sul lavoro agile si inseriscono in questo sistema, che attribuisce alla contrattazione collettiva un ruolo centrale nella definizione delle condizioni di lavoro. Il D.Lgs. 75/2017 ha rafforzato l’obbligo per le amministrazioni di adottare misure organizzative per la promozione della conciliazione vita-lavoro, riconoscendo nel lavoro agile uno strumento prioritario a questo fine.

Il PIAO e la programmazione del lavoro agile

Con il D.L. 80/2021, convertito dalla Legge 113/2021, è stato introdotto il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO), che ha assorbito il precedente Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA). Il PIAO è il documento programmatico con cui ogni amministrazione pianifica, tra l’altro, le modalità e la percentuale di personale coinvolto nel lavoro agile. Le amministrazioni con più di cinquanta dipendenti sono tenute ad adottarlo, pubblicandolo nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito istituzionale.

I CCNL di comparto: le regole concrete per ogni categoria

Le disposizioni sul lavoro agile vengono declinate in modo specifico per ciascun comparto attraverso i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro stipulati dall’ARAN (Agenzia per la Rappresentanza Negoziale delle Pubbliche Amministrazioni). Ogni dipendente pubblico deve fare riferimento al contratto del proprio comparto.

Comparto Funzioni Centrali

Il CCNL Funzioni Centrali (che comprende ministeri, agenzie fiscali ed enti pubblici non economici) ha introdotto con il rinnovo contrattuale del 2022 una disciplina organica del lavoro agile. Salvo accordi più favorevoli a livello di contrattazione integrativa, il limite ordinario previsto si attesta al 60% delle giornate lavorative mensili in modalità agile. Per le categorie prioritarie i margini di flessibilità sono ulteriormente ampliati.

Comparto Funzioni Locali

Il CCNL Funzioni Locali (Comuni, Province, Città Metropolitane, Comunità Montane e altri enti locali) prevede la possibilità di svolgere attività lavorativa in modalità agile, con limiti e modalità definiti dalla contrattazione decentrata integrativa a livello di singolo ente. Il contratto nazionale fissa i principi generali e lascia spazio alla negoziazione locale per adattare le regole alle specificità organizzative di ciascuna amministrazione.

Comparto Sanità

Per i dipendenti del Comparto Sanità (personale non dirigente del Servizio Sanitario Nazionale, inclusi infermieri, tecnici sanitari e amministrativi), il CCNL prevede il lavoro agile limitatamente alle attività compatibili con la prestazione da remoto. Data la natura prevalentemente in presenza di molte funzioni sanitarie, lo smart working riguarda principalmente il personale amministrativo e tecnico che svolge attività erogabili a distanza.

Comparto Istruzione e Ricerca

Il personale tecnico-amministrativo delle università, degli enti di ricerca e delle istituzioni scolastiche rientra nel Comparto Istruzione e Ricerca. Il CCNL di comparto disciplina il lavoro agile per questa categoria, con previsioni che tengono conto delle specificità delle diverse tipologie di istituzione. Il personale docente è soggetto a una disciplina separata che considera la natura peculiare della prestazione didattica.

Quanti giorni di smart working spettano al dipendente pubblico

Il numero di giornate lavorabili in modalità agile dipende dal contratto di comparto e dalla contrattazione integrativa dell’ente di appartenenza. Non esiste un numero fisso uguale per tutti: la regola generale è che il lavoro agile non può sostituire integralmente la presenza in ufficio, salvo per le categorie che godono di tutele particolari.

Nei comparti in cui è applicato in forma strutturata, il limite standard si attesta indicativamente intorno al 50-60% delle giornate lavorative mensili in modalità agile, con la restante quota da svolgere in presenza. Questo significa che, su cinque giorni lavorativi settimanali, due o tre possono essere svolti da remoto, a seconda di quanto stabilito dall’accordo individuale e dalla contrattazione integrativa del singolo ente.

Le categorie prioritarie con diritto rafforzato

La normativa e i CCNL riconoscono a specifiche categorie di lavoratori un diritto prioritario all’accesso al lavoro agile, con percentuali più elevate o procedure semplificate:

• Genitori con figli di età inferiore a dodici anni (o senza limiti di età in caso di figli con disabilità certificata)
• Lavoratori con disabilità accertata ai sensi della Legge 104/1992, propria o di un familiare a carico
• Dipendenti che assistono familiari conviventi con gravi disabilità
• Personale con patologie oncologiche o gravi patologie cronico-degenerative in corso
• Dipendenti vittime di violenza di genere che seguono percorsi di protezione certificati dai servizi sociali

Per queste categorie, il diniego della richiesta di smart working da parte dell’amministrazione deve essere adeguatamente motivato e collegato a specifiche esigenze organizzative non altrimenti soddisfacibili. Un rifiuto privo di motivazione può essere contestato attraverso i canali sindacali.

Come richiedere lo smart working nella PA

L’accordo individuale

Il punto di partenza per accedere al lavoro agile è sempre l’accordo individuale scritto, previsto obbligatoriamente dalla Legge 81/2017. Questo documento, sottoscritto dal dipendente e dal responsabile dell’ufficio o dal dirigente competente, deve contenere almeno:

• la durata dell’accordo (determinata o indeterminata) e le modalità di recesso
• i giorni o la percentuale di tempo dedicata al lavoro agile
• i luoghi in cui può essere svolta la prestazione da remoto
• le fasce orarie di disponibilità e le regole sulla disconnessione
• gli strumenti di lavoro forniti dall’amministrazione o utilizzati dal dipendente
• le modalità di verifica e valutazione della prestazione

La richiesta si presenta attraverso i canali interni dell’amministrazione: portale HR dedicato, modulistica specifica o istanza formale al dirigente. Ogni ente può avere procedure proprie, che è opportuno verificare nel regolamento interno o tramite l’ufficio del personale.

Il ruolo del PIAO nella pianificazione

Prima di presentare una richiesta individuale, è utile consultare il PIAO dell’amministrazione di appartenenza. Questo documento, disponibile nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito istituzionale, indica la percentuale di personale prevista in lavoro agile, le tipologie di attività compatibili e le modalità organizzative adottate dall’ente. Conoscere il PIAO permette di calibrare la richiesta sulle reali possibilità offerte dall’amministrazione e di anticipare eventuali condizioni o limitazioni.

I diritti del lavoratore pubblico in smart working

Diritto alla disconnessione

Il diritto alla disconnessione è sancito dall’art. 19, comma 1, della Legge 81/2017 e rappresenta una delle tutele fondamentali del lavoro agile. Il dipendente in smart working ha il diritto di non rispondere a comunicazioni di lavoro al di fuori delle fasce orarie concordate nell’accordo individuale. L’esercizio di questo diritto non può comportare conseguenze disciplinari né pregiudicare la valutazione della performance. L’accordo individuale deve esplicitare le modalità tecniche e organizzative per garantire la disconnessione effettiva.

Strumenti di lavoro e rimborsi spese

La normativa prevede in linea di principio che le attrezzature necessarie allo svolgimento della prestazione agile siano fornite dall’amministrazione. Nella pratica, la situazione varia da ente a ente: alcuni forniscono laptop, accesso VPN e strumenti di comunicazione istituzionali; altri concordano l’utilizzo di dispositivi personali del dipendente, eventualmente con forme di rimborso definite in sede di contrattazione integrativa. Le modalità specifiche sono stabilite nell’accordo individuale.

Per quanto riguarda i costi aggiuntivi sostenuti dal dipendente (energia elettrica, connettività), la normativa generale non prevede un rimborso automatico, ma i contratti integrativi o gli accordi individuali possono introdurre specifiche previsioni in materia. È opportuno verificare le condizioni previste dal proprio ente prima di sottoscrivere l’accordo.

Salute, sicurezza e infortuni in smart working

La tutela della salute e della sicurezza del lavoratore si estende anche durante la prestazione in modalità agile. L’amministrazione è tenuta a fornire al dipendente un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi al lavoro agile. Il dipendente, a sua volta, ha l’obbligo di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione e di utilizzare postazioni di lavoro idonee. In caso di infortunio durante il lavoro agile, la copertura assicurativa INAIL si applica anche quando la prestazione viene svolta fuori dalla sede, purché l’infortunio sia connesso all’attività lavorativa. L’evento deve essere comunicato tempestivamente all’amministrazione con le modalità ordinarie.

Parità di trattamento e progressioni di carriera

Il lavoratore in smart working ha diritto alla parità di trattamento economico e normativo rispetto ai colleghi che svolgono la stessa attività in presenza. La scelta di lavorare in modalità agile non può incidere negativamente sulle opportunità di formazione, sulle progressioni economiche, sulle valutazioni della performance e sull’accesso a incarichi di responsabilità. Eventuali differenze di trattamento correlate all’utilizzo del lavoro agile possono essere contestate attraverso i canali sindacali o le procedure di tutela previste dal D.Lgs. 165/2001.

Smart working e valutazione della performance

Uno degli aspetti più rilevanti per il dipendente pubblico riguarda il rapporto tra lavoro agile e misurazione della performance. Il passaggio a una organizzazione per obiettivi, tipica del lavoro agile, richiede che l’amministrazione definisca con chiarezza i risultati attesi dalla prestazione del singolo dipendente. Il sistema di valutazione non può basarsi sulla mera presenza fisica, ma deve tenere conto del raggiungimento degli obiettivi assegnati.

Questo aspetto è regolato a livello di singola amministrazione attraverso il sistema di misurazione e valutazione della performance. Il dipendente ha interesse a verificare che gli obiettivi assegnati nell’accordo individuale siano chiari, misurabili e raggiungibili anche nella modalità agile. In caso di contestazioni sulla valutazione, è possibile attivare le procedure di riesame previste dal proprio ente e, se necessario, rivolgersi alle organizzazioni sindacali.

Domande frequenti

Lo smart working nella PA è un diritto soggettivo del dipendente?

No, almeno non in termini generali. Il lavoro agile nella PA è frutto di un accordo tra il dipendente e l’amministrazione, che ha facoltà di valutare la compatibilità della prestazione con la modalità agile e le proprie esigenze organizzative. Per le categorie prioritarie previste dalla normativa (genitori di figli under 12, lavoratori con disabilità, caregivers), l’eventuale rifiuto deve essere motivato e documentato. In mancanza di una motivazione valida, il dipendente può attivare i meccanismi di tutela previsti dalla legge e dal contratto collettivo applicabile.

Cosa succede se l’amministrazione non rispetta le regole sul lavoro agile?

Il dipendente può rivolgersi alle organizzazioni sindacali per l’attivazione di procedure di conciliazione o per la presentazione di un ricorso. In alternativa, può presentare un esposto all’Ispettorato Nazionale del Lavoro o avvalersi delle tutele previste dal D.Lgs. 165/2001 per i casi di violazione dei diritti contrattuali. L’ARAN pubblica orientamenti applicativi che possono essere utilizzati come riferimento nella gestione delle controversie.

Il dipendente in periodo di prova può accedere allo smart working?

La normativa non esclude esplicitamente i dipendenti in periodo di prova dal lavoro agile, ma molte amministrazioni limitano o escludono questa possibilità durante i primi mesi dall’assunzione, privilegiando la formazione e l’inserimento in presenza. Le specifiche previsioni variano da ente a ente e sono definite nei regolamenti interni o nella contrattazione integrativa. È opportuno verificare la posizione dell’ente prima di presentare la richiesta.

Come funziona il lavoro agile per i dirigenti della PA?

Anche i dirigenti pubblici possono accedere al lavoro agile, ma le modalità sono disciplinate dai CCNL dell’area dirigenziale (Dirigenza Funzioni Centrali, Dirigenza Funzioni Locali e altri), distinti dai contratti del comparto non dirigenziale. Per la dirigenza, la gestione del lavoro agile si intreccia con la responsabilità dirigenziale e la necessità di garantire la continuità dell’azione amministrativa: l’accordo individuale deve tenere conto di questi aspetti specifici e della reperibilità necessaria al ruolo.

È possibile svolgere il lavoro agile dall’estero?

La questione presenta complessità di natura fiscale, previdenziale e giuslavoristica che la normativa italiana non ha ancora compiutamente regolato. In linea generale, la prestazione agile si intende svolta sul territorio nazionale. Eventuali deroghe richiedono una valutazione specifica delle normative applicabili nel Paese di destinazione e l’accordo esplicito dell’amministrazione. Si tratta di un’area in evoluzione normativa che è opportuno approfondire caso per caso con l’ufficio del personale, prima di assumere qualsiasi impegno all’estero.